Czy wszyscy podatnicy wiedzą co to takiego KSeF? – To po prostu Krajowy System e-Faktur – system służący do wystawiania, przechowywania i odbierania faktur ustrukturyzowanych w systemie teleinformatycznym – mówi Dorota Baranowska, naczelnik Urzędu Skarbowego w Koninie.

Urząd Skarbowy w Koninie przygotowuje się do obligatoryjnego wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur 2.0. – Chcemy, aby przedsiębiorcy – czyli użytkownicy systemu – weszli w ten system naturalnie. Dlatego zachęcamy do wzięcia udziału w szkoleniach już teraz. W naszym urzędzie skarbowym organizujemy szkolenia „Środy z KSeF”. Zapraszamy każdą zainteresowaną osobę. Jeśli ktoś woli szkolić się on-line, to też jest taka możliwość (szczegóły pod linkiem: https://www.wielkopolskie.kas.gov.pl/urzad-skarbowy-w-koninie/wiadomosci/srody-z-ksef) – informuje Dorota Baranowska.

Od 1 lutego 2026 roku KSeF 2.0 będzie wdrażany etapami. – Od 1 lutego 2026 r. stanie się obowiązkowy dla przedsiębiorców, u których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł. Natomiast od 1 kwietnia 2026 r. stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców – mówi naczelnik. – Warto podkreślić, że termin 1 kwietnia 2026 r. dotyczy wyłącznie obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych, a nie ich otrzymywania. Otrzymywanie faktur przy użyciu KSeF będzie obowiązkowe już od 1 lutego 2026 r. (poza przypadkami wyłączonymi ustawowo, gdzie faktura jest przekazana w sposób uzgodniony). Dodatkowo do 31 grudnia 2026 r. będzie można jeszcze wystawiać faktury poza KSeF (papierowe lub elektroniczne), jeśli w danym miesiącu łączna wartość sprzedaży z podatkiem VAT z tych faktur nie przekroczy 10.000 zł.

Co jest bardzo ważne, KSeF nie powoduje zmian w zakresie obowiązku podatkowego w VAT. Funkcjonalność tego systemu polega na wystawieniu faktury ustrukturyzowanej, czyli zgodnego ze wzorem pliku XML i przesłaniu jej do systemu KSeF. System KSeF nada fakturze unikalny numer i możliwe będzie także pobranie Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO). Oznacza to, że proces wysyłki faktury do KSeF zakończył się sukcesem, a faktura została wystawiona. W KSeF znajdzie ją odbiorca – czyli podatnik posiadający NIP. Nie wysyła się jej e-mailem, nie drukuje (poza ustawowymi wyjątkami), nigdy się już nie zniszczy ani nie zginie.

– W ten sposób wchodzimy w cyfryzację procesów fakturowania i księgowania. Zmniejszy się liczba błędów pojawiających się przy wystawianiu faktur, zostanie usprawniony obieg dokumentów – faktury trafiają do odbiorcy niemal w czasie rzeczywistym, możliwy będzie import danych z faktur klientów i dostawców prosto do systemu księgowego firmy. Dostęp do faktur będzie możliwy przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym została wystawiona – bez konieczności ich przechowywania samodzielnie, faktury będą zawsze pod ręką. Zostanie uszczelniony system podatkowy dzięki gwarancji autentyczności pochodzenia faktur, a zwrot VAT-u będzie szybszy – 40 dni zamiast 60 – mówi naczelnik Dorota Baranowska.

– Elektronika stała się nasza codziennością. Krajowa Administracja Skarbowa chce usprawnić i uprościć procesy techniczne związane z rozliczaniem się. Jeszcze kilka lat temu trudno było nam wyobrazić sobie, że będziemy mogli rozliczać podatki za pomocą aplikacji w telefonie – teraz jest to już naszą codziennością, dzięki e-Urzędowi Skarbowemu. Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur 2.0 jest również taką techniczną zmianą, która docelowo da przedsiębiorcom wiele korzyści – dodaje naczelnik. Urząd Skarbowy w Koninie zaprasza na szkolenia w ramach cyklu „Środy z KSeF” – jeszcze 12 i 26 listopada oraz 10 i 17 grudnia 2025 roku